KI-Assistenz für Augenoptiker
Die Brille ist fertig. Die Nachricht an den Kunden auch.
Abholbenachrichtigungen, Terminanfragen, Lieferantenrechnungen: Im Laden bleibt dafür zwischen zwei Kunden kaum Zeit. operanda liest Postfach, Kalender und Ihre Auftragsliste und legt die Nachrichten als Entwurf bereit. Sie prüfen und schicken ab.
Ohne Risiko: Die Demo kostet nichts. Der Test läuft 7 Tage mit Ihrem Postfach, ohne Zahlungsart, und endet von selbst.
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Welche Brillen sind diese Woche fertig geworden? Bereite die Nachrichten an die Kunden vor.“
FachsoftwareAuftragsliste auf dem Windows-Rechner gelesen: 9 Brillen fertig
GmailMail vom Glashersteller: 2 Aufträge verspätet, neuer Termin 16.10.- Gmail7 Abholnachrichten und 2 Hinweise zur Verspätung als Entwurf
Nachricht an Frau Albers, Entwurf
Guten Tag Frau Albers,
Ihre neue Brille ist fertig und liegt für Sie bereit [1]. Sie können sie zu unseren Öffnungszeiten abholen, die Anpassung dauert etwa zehn Minuten.
Quellen: [1] Auftragsliste, Auftrag 4471
„Herr Brandl fragt nach einem Sehtest am Samstag und ob seine Brille noch Garantie hat.“
- GmailMail gelesen: Sehtest am Samstag, Frage zur Garantie
KalenderSamstag 10:30 und 11:15 Uhr frei- FachsoftwareKauf der Brille am 18.03.2025 gefunden
AblageGarantiebedingungen: 2 Jahre auf die Fassung
Antwort an Herrn Brandl, Entwurf
Guten Tag Herr Brandl,
am Samstag haben wir um 10:30 und um 11:15 Uhr noch Termine frei [1]. Ihre Brille haben Sie im März 2025 gekauft [2], auf die Fassung gilt die Garantie noch bis März 2027 [3]. Bringen Sie sie gern mit.
Quellen: [1] Kalender · [2] Auftrag vom 18.03.2025 · [3] Garantiebedingungen
„Gleich die Rechnungen der Glaslieferanten vom September mit unseren Bestellungen ab.“
- Gmail4 Lieferantenrechnungen im Postfach, zusammen 58 Positionen
- FachsoftwareBestellungen September gelesen: 61 Gläserpaare
sevDeskBelege als Entwurf angelegt
Abgleich September
56 Positionen passen zu einer Bestellung
2 Positionen doppelt berechnet: Auftrag 4410 und 4418 · 186,40 €
5 Bestellungen noch nicht berechnet
Rückfrage an den Lieferanten liegt als Entwurf bereit
Quellen: Rechnungen September · Bestellungen in der Fachsoftware
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Fachsoftware (Windows)
- Gmail
Outlook- Kalender
- sevDesk
lexoffice- Ablage
- und viele mehr
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Büroarbeit zwischen zwei Kunden
- Wann ist meine Brille fertig?
- Lieferantenrechnungen prüft keiner
- Die Fachsoftware hat keine Schnittstelle
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Abholnachrichten
Sobald ein Auftrag fertig ist, liegt die Nachricht an den Kunden bereit.
Terminanfragen
Freie Zeiten aus dem Kalender stehen schon in der Antwort.
Lieferantenrechnungen prüfen
Rechnung gegen Bestellung, doppelte und fehlende Positionen auf einer Liste.
Belege in die Buchhaltung
Lieferantenrechnungen, die als PDF auf Ihrem Datei-Server liegen, lädt operanda in BuchhaltungsButler hoch und ordnet sie zu.
Rückfragen zu Garantie und Kauf
Kaufdatum und Bedingungen kommen aus Auftrag und Ablage.
Fachsoftware ohne Schnittstelle
Auf dem Windows-Rechner liest operanda wie ein Mensch und pausiert, sobald jemand selbst an der Maus ist.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto landen bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat. Das ist in der Regel ein Datenschutzverstoß, und die Geschäftsführung kann dafür haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 40 fertige Aufträge im Monat mit je 3 Minuten für die Nachricht, dazu 2 Stunden für den Abgleich der Lieferantenrechnungen. Das sind rund 4 Stunden im Monat, dazu kommen die Terminanfragen. operanda Start kostet 149 € im Monat.
- Weniger Büro nach Ladenschluss
- Fehler bei Lieferanten fallen auf
- Kunden wissen Bescheid
- Gesundheitsdaten bleiben geschützt
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Kostenlose Demo30 Minuten, klares Ja oder Nein
- 7 Tage testenmit Ihrem Postfach, kostenlos
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Alles andere besprechen wir in der Demo.
Unsere Fachsoftware hat keine Schnittstelle.
operanda kann Programme auf einem Windows-Rechner bedienen, so wie ein Mensch klickt, und pausiert, sobald jemand selbst an der Maus ist. Diese Anbindung ist neu: technisch fertig und auf Testrechnern geprüft, in Augenoptik-Geschäften aber noch nicht im Einsatz. Ob es mit Ihrer Software trägt, prüfen wir in der Demo, bevor Sie etwas zahlen.
Sehwerte sind Gesundheitsdaten.
Richtig, für sie gelten strengere Regeln. Im Test bitte keine Mails mit Sehwerten verwenden. Vor dem Echtbetrieb legen wir mit Ihnen fest, was operanda lesen darf, und schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, jeder Zugriff wird protokolliert.
Schickt operanda selbst Nachrichten an Kunden?
In der Grundeinstellung nicht. Es schreibt Entwürfe, abgeschickt wird nach Ihrer Freigabe.
Was darf operanda im Test in meinem Postfach?
Ab Werk liest operanda und legt Entwürfe an. Senden ist gesperrt, bis Sie es selbst freischalten; abschicken tun Sie in Outlook oder Gmail. Die Verbindung trennen Sie jederzeit unter Konten oder direkt bei Microsoft oder Google. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt ab der Anmeldung.
Wie läuft der Test, und was passiert danach?
Die sieben Tage beginnen mit der Anmeldung. Sie haben 20 KI-Anfragen am Tag; wie viele heute noch übrig sind, zeigt die App. Sind sie aufgebraucht, geht es am nächsten Tag weiter. Nach sieben Tagen hält der Test an, nichts verlängert sich und nichts wird berechnet. Passt es, besprechen wir in einem kostenlosen Gespräch, welches Paket für Ihr Team richtig ist.
Bei uns muss die IT jeder App zustimmen.
Dann zeigt Microsoft beim Verbinden „Administratorgenehmigung erforderlich“. Wir sagen Ihnen in dem Moment, was Ihre IT einmal freigeben muss. Alternativ verbinden Sie das Postfach per IMAP.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat. Den Stand unserer Unterlagen finden Sie unter Vertrauen.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen in der Demo.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlose Demo · 30 Minuten per Video
Gehen wir Ihre Aufgaben gemeinsam durch.
Sie erzählen, wie Ihr Tag aussieht. Wir bringen unser Wissen über Prozesse ein und zeigen, was operanda davon übernehmen kann. Vorbereiten müssen Sie nichts.
- Termin wählenSie suchen sich eine Zeit aus, die Ihnen passt.
- Gemeinsam durchgehenWir schauen auf Ihre Aufgaben und Programme und sagen Ihnen aus Erfahrung, welche Abläufe sich lohnen.
- EntscheidenDanach wissen Sie, ob es für Sie passt und was es kostet.
Lieber gleich selbst ausprobieren?
- Postfach verbinden, mit Microsoft, Google oder per IMAP.
- Fragen stellen wie an eine Kollegin. operanda sucht in Ihren Mails und schreibt Antworten vor, mit Fundstelle.
- Ohne Zahlungsart. Nach sieben Tagen hält der Test von selbst an.
Danach ab 149 € im Monat für bis zu 3 Personen, Einrichtung ab 1.500 €. Im Test geben Sie nur Ihre geschäftliche E-Mail an. Senden ist ab Werk gesperrt.