KI-Assistenz für Bildungsträger
Dozentin krank, Kurs am Donnerstag. Die Mails an Ersatz und Teilnehmende liegen bereit.
Anmeldungen bestätigen, Bildungsgutscheine nachhalten, Ausfälle umplanen, Anwesenheiten zusammenstellen: Die Verwaltung eines Kurses läuft über Postfach, Kalender und Listen. operanda liest alle drei und legt Bestätigungen, Umplanungen und Nachweise als Entwurf bereit. Ihr Team prüft und schickt ab.
Ohne Risiko: Die Demo kostet nichts. Der Test läuft 7 Tage mit Ihrem Postfach, ohne Zahlungsart, und endet von selbst.
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Für den Kurs Buchhaltung Grundlagen kamen 9 Anmeldungen. Bestätige sie und sag mir, was noch fehlt.“
Postfach9 Anmeldungen gelesen, 2 mit Bildungsgutschein
KurslisteKurs ab 03.11.: 5 von 16 Plätzen belegt, mit den neuen 14- Postfach7 Bestätigungen und 2 Rückfragen zum Gutschein als Entwurf
Bestätigung an Herrn Albrecht, Entwurf
Guten Tag Herr Albrecht,
wir haben Ihre Anmeldung für „Buchhaltung Grundlagen“ ab 03.11. erhalten [1]. Die Kursunterlagen kommen eine Woche vor Beginn. Für Ihren Bildungsgutschein brauchen wir noch das Original [2].
Quellen: [1] Teilnehmerliste · [2] Hinweise Bildungsgutschein
„Frau Ruf ist krank, ihr Excel-Kurs am Donnerstag fällt sonst aus. Wer kann übernehmen?“
- PostfachKrankmeldung gelesen: Donnerstag 9 bis 16 Uhr, Excel Aufbau
Kalender2 Dozenten mit Excel-Kursen sind am Donnerstag frei- PostfachAnfrage an Herrn Pohl und Info an 12 Teilnehmende als Entwurf
Anfrage an Herrn Pohl, Entwurf
Hallo Herr Pohl,
Frau Ruf ist krank. Könnten Sie am Donnerstag von 9 bis 16 Uhr den Kurs Excel Aufbau übernehmen [1]? Raum 2 und die Unterlagen sind vorbereitet, Thema ist Kapitel 5, Pivot-Tabellen [2].
Quellen: [1] Kalender Donnerstag · [2] Kursplan Excel Aufbau
„Stell die Anwesenheiten für den Kurs Deutsch B1 im September zusammen.“
- ListenAnwesenheitslisten September: 18 Teilnehmende, 16 Termine
- Postfach3 Entschuldigungen per Mail gefunden und zugeordnet
- PostfachÜbersicht für den Nachweis als Entwurf
Anwesenheit Deutsch B1, September
18 Teilnehmende, 16 Termine
Im Schnitt anwesend: 87 %
Unter 80 %: 2 Teilnehmende, bei einer liegt eine Entschuldigung vor [1]
Liste für den Nachweis liegt als Entwurf bereit
Quellen: Anwesenheitslisten September · [1] Mail vom 22.09.
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- Kalender
- SharePoint
Teams
Google Drive
lexoffice
Ablage- und viele mehr
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Anmeldungen kommen auf allen Wegen
- Ein Ausfall, viele Mails
- Nachweise für den Kostenträger
- Fragen zu Gutschein und Förderung
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Anmeldungen bestätigen
Bestätigung und Eintrag in die Teilnehmerliste, fehlende Unterlagen gleich mit angefragt.
Ausfälle umplanen
Freie Dozenten aus dem Kalender, Mails an Ersatz und Teilnehmende als Entwurf.
Nachweise zusammenstellen
Anwesenheiten und Entschuldigungen für den Kostenträger, aus Listen und Postfach.
Fragen zu Förderung
Welche Unterlagen zum Gutschein fehlen? Die Antwort nennt die Mail, in der es steht.
Kursunterlagen verschicken
Wer bekommt welche Unterlagen wann? Vorbereitet aus Teilnehmerliste und Ablage.
Rechnungen
Teilnahmegebühren als Rechnungsentwurf in lexoffice oder sevDesk.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto landen bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat. Das ist in der Regel ein Datenschutzverstoß, und die Geschäftsführung kann dafür haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 30 Anmeldungen und Rückfragen in der Woche mit je 5 Minuten, dazu 3 Stunden im Monat für Nachweise. Das sind gut 3 Stunden in der Woche. operanda Start kostet 149 € im Monat, Team 349 €.
- Weniger Abende vor dem Kurs
- Nachweise ohne Abtippen
- Kein Teilnehmer wartet
- Die Freigabe bleibt bei Ihnen
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Kostenlose Demo30 Minuten, klares Ja oder Nein
- 7 Tage testenmit Ihrem Postfach, kostenlos
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Alles andere besprechen wir in der Demo.
Wir nutzen eine Kursverwaltung.
Eine feste Anbindung an Kursverwaltungen gibt es heute nicht. Programme mit Weboberfläche bedient operanda über den Browser, Listen in SharePoint, OneDrive oder Google liest es direkt. Ob das bei Ihnen trägt, klären wir in der Demo, bevor Sie etwas zahlen.
Schickt operanda selbst Nachweise an Kostenträger?
Nein. Es stellt zusammen und schreibt Entwürfe. Was an Kostenträger, Teilnehmende oder Dozenten geht, gibt Ihr Team frei.
Teilnehmerdaten sind sensibel.
Sie liegen auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihr Haus. Mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was darf operanda im Test in meinem Postfach?
Ab Werk liest operanda und legt Entwürfe an. Senden ist gesperrt, bis Sie es selbst freischalten; abschicken tun Sie in Outlook oder Gmail. Die Verbindung trennen Sie jederzeit unter Konten oder direkt bei Microsoft oder Google. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt ab der Anmeldung.
Wie läuft der Test, und was passiert danach?
Die sieben Tage beginnen mit der Anmeldung. Sie haben 20 KI-Anfragen am Tag; wie viele heute noch übrig sind, zeigt die App. Sind sie aufgebraucht, geht es am nächsten Tag weiter. Nach sieben Tagen hält der Test an, nichts verlängert sich und nichts wird berechnet. Passt es, besprechen wir in einem kostenlosen Gespräch, welches Paket für Ihr Team richtig ist.
Bei uns muss die IT jeder App zustimmen.
Dann zeigt Microsoft beim Verbinden „Administratorgenehmigung erforderlich“. Wir sagen Ihnen in dem Moment, was Ihre IT einmal freigeben muss. Alternativ verbinden Sie das Postfach per IMAP.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat. Den Stand unserer Unterlagen finden Sie unter Vertrauen.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen in der Demo.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlose Demo · 30 Minuten per Video
Gehen wir Ihre Aufgaben gemeinsam durch.
Sie erzählen, wie Ihr Tag aussieht. Wir bringen unser Wissen über Prozesse ein und zeigen, was operanda davon übernehmen kann. Vorbereiten müssen Sie nichts.
- Termin wählenSie suchen sich eine Zeit aus, die Ihnen passt.
- Gemeinsam durchgehenWir schauen auf Ihre Aufgaben und Programme und sagen Ihnen aus Erfahrung, welche Abläufe sich lohnen.
- EntscheidenDanach wissen Sie, ob es für Sie passt und was es kostet.
Lieber gleich selbst ausprobieren?
- Postfach verbinden, mit Microsoft, Google oder per IMAP.
- Fragen stellen wie an eine Kollegin. operanda sucht in Ihren Mails und schreibt Antworten vor, mit Fundstelle.
- Ohne Zahlungsart. Nach sieben Tagen hält der Test von selbst an.
Danach ab 149 € im Monat für bis zu 3 Personen, Einrichtung ab 1.500 €. Im Test geben Sie nur Ihre geschäftliche E-Mail an. Senden ist ab Werk gesperrt.