KI-Assistenz für Hausverwaltungen
Die Antwort steht im Protokoll. operanda findet die Stelle.
Warum steigt das Hausgeld, was wurde zum Dach beschlossen, wann kommt die Abrechnung? Für jede dieser Fragen blättert jemand in Beschlusssammlung, Wirtschaftsplan und Mailverlauf. operanda schreibt den Entwurf und zeigt die Stelle, Ihr Team schickt ab. Die Einrichtung zahlen Sie nur, wenn sie hält, was wir in der Demo festlegen.
Ohne Risiko: Die Demo kostet nichts. Der Test läuft 7 Tage mit Ihrem Postfach, ohne Zahlungsart, und endet von selbst.
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Im Einsatz in einer Hausverwaltung. Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach.
„Herr Kessler fragt nach seinem Hausgeld und dem Dach. Such die Stellen raus und schreib die Antwort vor.“
PostfachMail gelesen: Hausgeld steigt ab Januar, Frage zur Dachsanierung und zu einer Sonderumlage
AblageProtokoll vom 12.05.2026 gefunden: TOP 5, Dachsanierung aus der Erhaltungsrücklage
ImpowerWEG Schillerstraße 12, Einheit 7, Einzelwirtschaftsplan 2026: Hausgeld von 318 € auf 364 €
UnterlagenWirtschaftsplan 2026, Pos. 4.2: Zuführung zur Erhaltungsrücklage erhöht
Antwort an Herrn Kessler, Entwurf
Sehr geehrter Herr Kessler,
die Eigentümerversammlung hat am 12.05. unter TOP 5 die Dachsanierung beschlossen, bezahlt aus der Erhaltungsrücklage [1]. Damit die Rücklage wieder aufgefüllt wird, steigt die Zuführung [2] und Ihr Hausgeld ab Januar von 318 € auf 364 € [3]. Eine Sonderumlage wurde nicht beschlossen [1].
Quellen: [1] Protokoll vom 12.05.2026, TOP 5 · [2] Wirtschaftsplan 2026, Pos. 4.2 · [3] Einzelwirtschaftsplan 2026, Einheit 7
„Frau Yilmaz schreibt, dass im ganzen Haus die Heizung kalt ist. Bereite den Auftrag an den Notdienst und die Antwort an sie vor.“
- PostfachMail von 9:40 Uhr gelesen: Lindenweg 4, seit dem Morgen kalt, auch bei den Nachbarn
- ImpowerLindenweg 4: 8 Wohnungen, Frau Yilmaz wohnt in Nr. 3
- UnterlagenWartungsvertrag Heizung: Brenner Haustechnik, Notdienst auch am Wochenende
- PostfachAuftrag an den Notdienst und Antwort an Frau Yilmaz als Entwurf
Auftrag an Brenner Haustechnik, Entwurf
Guten Tag,
im Lindenweg 4 ist seit heute Morgen die Heizung in allen 8 Wohnungen kalt [1]. Bitte kommen Sie heute im Rahmen des Wartungsvertrags vorbei [2]. Ansprechpartnerin vor Ort ist Frau Yilmaz, Wohnung 3.
Quellen: [1] Mail vom Samstag, 9:40 Uhr · [2] Wartungsvertrag Heizung, Notdienst
„Welche Wohnungen stehen gerade leer, ohne Stellplätze? Schick mir die Liste ab morgen jeden Tag um acht.“
- ImpowerLeerstände aller Objekte geholt: 41 Einträge, davon 12 Stellplätze
- Impower6 doppelte Einträge aus Sammelobjekten erkannt und zusammengefasst
RückfrageWohin und an wen? Antwort: per Teams, nur an mich, 8 Uhr
TeamsTäglicher Bericht eingerichtet, erster Lauf morgen um 8:00
Leerstand heute, 23 Wohnungen
Lindenweg 4, Whg. 5 · 3 Zimmer · leer seit 01.08.
Schillerstraße 12, Whg. 2 · 2 Zimmer · leer seit 15.09.
Am Mühlbach 7, Whg. 11 · 4 Zimmer · leer seit 01.10.
… 20 weitere, ohne Stellplätze
Quellen: Impower, Stand heute 8:00 Uhr
„Am 12.11. ist die Versammlung Schillerstraße 12. Was ist aus den letzten Beschlüssen noch offen, und welche Anträge liegen vor?“
- AblageProtokolle 2024 und 2025 gelesen: 9 Beschlüsse, 3 noch nicht umgesetzt
- Postfach2 Anträge von Eigentümern seit Juli gefunden
- UnterlagenGemeinschaftsordnung und WEG: Einladung spätestens 3 Wochen vorher
- PostfachVorschlag für die Tagesordnung als Entwurf
Tagesordnung, Entwurf
TOP 1 Bericht der Verwaltung
TOP 2 Fassadenanstrich, beschlossen 2024, noch nicht beauftragt [1]
TOP 3 Antrag Wallbox in der Tiefgarage [2]
TOP 4 Antrag Fahrradraum [2]
Einladung spätestens am 22.10. verschicken [3]
Quellen: [1] Protokoll 2024, TOP 7 · [2] Mails vom 12.07. und 03.09. · [3] § 24 Abs. 4 WEG
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- Impower
- SharePoint
Nextcloud
Kalender- Ablage
WhatsApp- und viele mehr
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Jede Eigentümerfrage ist eine Suche
- Nach der Abrechnung läuft das Postfach über
- Das Objektwissen sitzt in einem Kopf
- KI-Chat ja, Eigentümerdaten nein
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Eigentümerfragen mit Beleg beantworten
Hausgeld, Rücklage, Beschlüsse: Der Entwurf nennt zu jedem Satz die Stelle in Protokoll oder Wirtschaftsplan.
Rückfragen nach der Abrechnung
Nachzahlung, Verteilerschlüssel, Belegeinsicht: operanda holt die Zahlen aus Abrechnung und Wirtschaftsplan und schreibt die Antwort vor.
Schadenmeldungen aufnehmen
Der Schaden wird zusammengefasst, fehlende Angaben werden nachgefragt, der Auftrag an den Handwerker liegt als Entwurf bereit.
Versammlungen vorbereiten
Offene Beschlüsse, Anträge und Unterlagen je Objekt, zusammengestellt für Einladung und Tagesordnung.
Beschlüsse nachhalten
Was wurde beschlossen und ist noch nicht umgesetzt? Die Liste kommt nach Zeitplan, mit Fundstelle.
Vertretung und Einarbeitung
Wer eine fremde WEG übernimmt, fragt operanda nach Beschlüssen und Verträgen, statt erst die Kollegin zu suchen.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto landen bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat. Das ist in der Regel ein Datenschutzverstoß, und die Geschäftsführung kann dafür haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 15 Eigentümeranfragen am Tag, für die jemand in Protokoll oder Wirtschaftsplan nachsehen muss, je 8 Minuten Suchen gespart, das sind 10 Stunden in der Woche. Zum Vergleich: operanda Team kostet 349 € im Monat, dazu kommt einmalig die Einrichtung ab 1.500 €.
- Antwort mit Fundstelle
- Die Freigabe bleibt bei Ihnen
- Zeit für die schwierigen Fälle
- Eigentümerdaten unter Kontrolle
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Kostenlose Demo30 Minuten, klares Ja oder Nein
- 7 Tage testenmit Ihrem Postfach, kostenlos
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Alles andere besprechen wir in der Demo.
Wir arbeiten nicht mit Impower. Geht das trotzdem?
Impower ist fest angebunden. Mit anderer Verwaltungssoftware arbeitet operanda aus Mails und Ablage, also aus Protokollen, Wirtschaftsplänen und Abrechnungen als PDF. Programme mit Weboberfläche bedient operanda auch über den Browser. Ob es bei Ihnen trägt, klären wir in der Demo, bevor Sie etwas zahlen.
Wer haftet, wenn ein Entwurf falsch ist?
Die KI schreibt Entwürfe mit Fundstelle, abgeschickt wird erst nach Freigabe durch Ihr Team. Die fachliche Prüfung und die Verantwortung bleiben bei Ihnen. Die Fundstelle macht das Prüfen schneller.
Eigentümerdaten sind sensibel. Wo landen sie?
Auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihre Verwaltung. Die KI läuft über EU-Rechenzentren, mit Ihren Daten wird nicht trainiert, und jeder Zugriff wird protokolliert. Eine Ausnahme ist WhatsApp: Wer es anbindet, nutzt einen Dienst von Meta, dabei können Daten in die USA gehen. Bevor Sie uns ungeschwärzte Unterlagen geben, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was darf operanda im Test in meinem Postfach?
Ab Werk liest operanda und legt Entwürfe an. Senden ist gesperrt, bis Sie es selbst freischalten; abschicken tun Sie in Outlook oder Gmail. Die Verbindung trennen Sie jederzeit unter Konten oder direkt bei Microsoft oder Google. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt ab der Anmeldung.
Wie läuft der Test, und was passiert danach?
Die sieben Tage beginnen mit der Anmeldung. Sie haben 20 KI-Anfragen am Tag; wie viele heute noch übrig sind, zeigt die App. Sind sie aufgebraucht, geht es am nächsten Tag weiter. Nach sieben Tagen hält der Test an, nichts verlängert sich und nichts wird berechnet. Passt es, besprechen wir in einem kostenlosen Gespräch, welches Paket für Ihr Team richtig ist.
Bei uns muss die IT jeder App zustimmen.
Dann zeigt Microsoft beim Verbinden „Administratorgenehmigung erforderlich“. Wir sagen Ihnen in dem Moment, was Ihre IT einmal freigeben muss. Alternativ verbinden Sie das Postfach per IMAP.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat. Den Stand unserer Unterlagen finden Sie unter Vertrauen.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen in der Demo.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlose Demo · 30 Minuten per Video
Gehen wir Ihre Aufgaben gemeinsam durch.
Sie erzählen, wie Ihr Tag aussieht. Wir bringen unser Wissen über Prozesse ein und zeigen, was operanda davon übernehmen kann. Vorbereiten müssen Sie nichts.
- Termin wählenSie suchen sich eine Zeit aus, die Ihnen passt.
- Gemeinsam durchgehenWir schauen auf Ihre Aufgaben und Programme und sagen Ihnen aus Erfahrung, welche Abläufe sich lohnen.
- EntscheidenDanach wissen Sie, ob es für Sie passt und was es kostet.
Lieber gleich selbst ausprobieren?
- Postfach verbinden, mit Microsoft, Google oder per IMAP.
- Fragen stellen wie an eine Kollegin. operanda sucht in Ihren Mails und schreibt Antworten vor, mit Fundstelle.
- Ohne Zahlungsart. Nach sieben Tagen hält der Test von selbst an.
Danach ab 149 € im Monat für bis zu 3 Personen, Einrichtung ab 1.500 €. Im Test geben Sie nur Ihre geschäftliche E-Mail an. Senden ist ab Werk gesperrt.