KI-Assistenz für Personaldienstleister
Montag, 9 Uhr: Sechs Stundenzettel fehlen. Die Erinnerungen sind schon geschrieben.
Stundenzettel als Foto, Anfragen von Kunden, Bewerbungen ohne Lebenslauf: In der Disposition läuft vieles über das Postfach. operanda gleicht Postfach und Einsatzliste ab und legt Erinnerungen, Vorschläge und Antworten als Entwurf bereit. Wer eingesetzt wird, entscheiden Sie.
Ohne Risiko: Die Demo kostet nichts. Der Test läuft 7 Tage mit Ihrem Postfach, ohne Zahlungsart, und endet von selbst.
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Welche Stundenzettel der Vorwoche fehlen noch? Bereite die Erinnerungen vor.“
Postfach41 Stundenzettel als Foto oder PDF eingegangen
EinsatzlisteKW 40: 47 Mitarbeiter bei 9 Kunden- Postfach6 fehlen, 5 Erinnerungen als Entwurf
Fehlende Stundenzettel KW 40
Brenner Logistik · 3 Mitarbeiter · Erinnerung bereit
Haas Metall · 2 Mitarbeiter · Erinnerung bereit
Stadtwerke · 1 Mitarbeiterin · Krankmeldung liegt vor [1]
Fehlen insgesamt: 6 von 47
Quellen: Einsatzliste KW 40 · [1] Mail vom 01.10.
„Brenner Logistik braucht ab Montag zwei Staplerfahrer zusätzlich. Wer ist frei?“
- PostfachAnfrage gelesen: 2 Staplerfahrer, Frühschicht, ab 12.10.
- Einsatzliste5 Mitarbeiter mit Staplerschein, 3 ab 12.10. frei
CRMRahmenvertrag Brenner: Stundensatz für Staplerfahrer- PostfachAntwort mit 2 Vorschlägen als Entwurf
Antwort an Herrn Brenner, Entwurf
Guten Tag Herr Brenner,
ab Montag, 12.10., können wir Ihnen Herrn Kaya und Herrn Wolf für die Frühschicht schicken [1]. Beide haben einen gültigen Staplerschein [1]. Es gilt der Stundensatz aus unserem Rahmenvertrag [2].
Quellen: [1] Einsatzliste, Stand heute · [2] Rahmenvertrag Brenner Logistik
„Übers Wochenende kamen 23 Bewerbungen. Ordne sie den offenen Stellen zu.“
- Postfach23 Bewerbungen gelesen, 4 ohne Lebenslauf
- StellenOffen: Staplerfahrer, Produktionshelfer, Elektriker
- PostfachÜbersicht, Eingangsbestätigungen und 4 Nachfragen als Entwurf
Bewerbungen 03. bis 05.10.
Staplerfahrer: 7, davon 5 mit Schein
Produktionshelfer: 10
Elektriker: 2
Ohne Lebenslauf: 4, Nachfrage liegt bereit
Quellen: Postfach Bewerbungen · Liste offener Stellen
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Outlook
- SharePoint
Kalender- HubSpot
sevDesk
Ablage- und viele mehr
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Stundenzettel kommen als Foto, oder gar nicht
- Der Kunde braucht morgen zwei Leute
- Bewerbungen stapeln sich
- Vertretung ist schwer
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Stundenzettel nachhalten
Was fehlt, steht jeden Montag auf einer Liste, mit fertigen Erinnerungen.
Kundenanfragen
Freie Mitarbeiter mit passender Qualifikation stehen schon im Antwortentwurf.
Bewerbungen ordnen
Zuordnung zu offenen Stellen, Eingangsbestätigung und Nachfrage bei fehlenden Unterlagen.
Einsatzbestätigungen
Ort, Zeit und Ansprechpartner für den Mitarbeiter, aus der Anfrage des Kunden.
Rechnungen an Kunden
Aus Stundenzetteln und Rahmenvertrag ein Rechnungsentwurf in sevDesk oder lexoffice.
Vertretung
Was mit welchem Kunden besprochen war, findet operanda im Postfach und in der Ablage.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto landen bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat. Das ist in der Regel ein Datenschutzverstoß, und die Geschäftsführung kann dafür haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 50 Mitarbeiter im Einsatz, 1 Stunde jeden Montag für fehlende Stundenzettel, dazu 20 Kundenmails und Bewerbungen am Tag mit je 4 Minuten. Das sind rund 8 Stunden in der Woche. operanda Team kostet 349 € im Monat.
- Abrechnung früher fertig
- Schneller beim Kunden
- Bewerber bekommen eine Antwort
- Die Entscheidung bleibt bei Ihnen
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Kostenlose Demo30 Minuten, klares Ja oder Nein
- 7 Tage testenmit Ihrem Postfach, kostenlos
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Alles andere besprechen wir in der Demo.
Unsere Disposition läuft in einer Branchensoftware.
Eine feste Anbindung an Software für Zeitarbeit gibt es heute nicht. Programme mit Weboberfläche bedient operanda über den Browser, Programme auf einem Windows-Rechner über einen eigenen Zugang auf diesem Rechner. Dieser Weg ist neu und bei Kunden noch nicht im Einsatz. Ob das bei Ihnen trägt, klären wir in der Demo, bevor Sie etwas zahlen.
Wählt operanda Bewerber aus?
Nein. operanda ordnet zu und fasst zusammen. Wen Sie einladen oder einsetzen, entscheidet Ihr Team.
Mitarbeiter- und Bewerberdaten sind sensibel.
Sie liegen auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihre Firma. Mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was darf operanda im Test in meinem Postfach?
Ab Werk liest operanda und legt Entwürfe an. Senden ist gesperrt, bis Sie es selbst freischalten; abschicken tun Sie in Outlook oder Gmail. Die Verbindung trennen Sie jederzeit unter Konten oder direkt bei Microsoft oder Google. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt ab der Anmeldung.
Wie läuft der Test, und was passiert danach?
Die sieben Tage beginnen mit der Anmeldung. Sie haben 20 KI-Anfragen am Tag; wie viele heute noch übrig sind, zeigt die App. Sind sie aufgebraucht, geht es am nächsten Tag weiter. Nach sieben Tagen hält der Test an, nichts verlängert sich und nichts wird berechnet. Passt es, besprechen wir in einem kostenlosen Gespräch, welches Paket für Ihr Team richtig ist.
Bei uns muss die IT jeder App zustimmen.
Dann zeigt Microsoft beim Verbinden „Administratorgenehmigung erforderlich“. Wir sagen Ihnen in dem Moment, was Ihre IT einmal freigeben muss. Alternativ verbinden Sie das Postfach per IMAP.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat. Den Stand unserer Unterlagen finden Sie unter Vertrauen.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen in der Demo.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlose Demo · 30 Minuten per Video
Gehen wir Ihre Aufgaben gemeinsam durch.
Sie erzählen, wie Ihr Tag aussieht. Wir bringen unser Wissen über Prozesse ein und zeigen, was operanda davon übernehmen kann. Vorbereiten müssen Sie nichts.
- Termin wählenSie suchen sich eine Zeit aus, die Ihnen passt.
- Gemeinsam durchgehenWir schauen auf Ihre Aufgaben und Programme und sagen Ihnen aus Erfahrung, welche Abläufe sich lohnen.
- EntscheidenDanach wissen Sie, ob es für Sie passt und was es kostet.
Lieber gleich selbst ausprobieren?
- Postfach verbinden, mit Microsoft, Google oder per IMAP.
- Fragen stellen wie an eine Kollegin. operanda sucht in Ihren Mails und schreibt Antworten vor, mit Fundstelle.
- Ohne Zahlungsart. Nach sieben Tagen hält der Test von selbst an.
Danach ab 149 € im Monat für bis zu 3 Personen, Einrichtung ab 1.500 €. Im Test geben Sie nur Ihre geschäftliche E-Mail an. Senden ist ab Werk gesperrt.