KI-Assistenz für Onlinehändler
Zwölf Mails „Wo bleibt meine Bestellung?“. Zwölf Antworten im Entwurf.
Die meisten Kundenmails im Onlinehandel sind dieselben fünf Fragen. Für jede muss jemand in die Shop-Verwaltung und zum Versanddienst. operanda liest Bestellung und Sendungsstand und legt die Antwort als Entwurf bereit. Ihr Team prüft und schickt ab, Sonderfälle bleiben bei Ihnen.
Ohne Risiko: Die Demo kostet nichts. Der Test läuft 7 Tage mit Ihrem Postfach, ohne Zahlungsart, und endet von selbst.
Server in Deutschland · Datenschutz nach DSGVO
Eingerichtet und betreut von itelly aus Buchenbach bei Freiburg.
„Beantworte die Mails von heute Nacht, in denen es um Lieferungen geht.“
Gmail31 Mails seit 18 Uhr, 12 fragen nach ihrer Lieferung
Shop12 Bestellungen gefunden: 9 versendet, 3 warten auf Ware- Gmail12 Antworten als Entwurf, 3 mit neuem Liefertermin
Antwort an Frau Weber, Entwurf
Hallo Frau Weber,
Ihre Bestellung 10482 ist am Montag an den Versanddienst gegangen [1]. Die Sendungsnummer steht unten, das Paket sollte morgen bei Ihnen sein.
Quellen: [1] Shop-Verwaltung, Bestellung 10482
„Herr Yildiz schreibt, die Lampe kam mit Sprung im Glas an. Bereite Antwort und Ersatz vor.“
- GmailMail mit 2 Fotos gelesen: Glasschirm gesprungen
- ShopBestellung 10377 vom 29.09.: Pendelleuchte, 149 €
AblageRegel Transportschaden: Ersatz ohne Rücksendung bis 200 €- GmailAntwort als Entwurf, Ersatzlieferung zur Freigabe vorgemerkt
Antwort an Herrn Yildiz, Entwurf
Hallo Herr Yildiz,
das tut uns leid. Wir schicken Ihnen einen neuen Glasschirm, die beschädigte Leuchte müssen Sie nicht zurückschicken [1]. Der Ersatz geht morgen raus [2].
Quellen: [1] Regel Transportschaden · [2] Bestellung 10377
„Welche Händler sind mit ihren Rechnungen über dem Zahlungsziel? Bereite Erinnerungen vor.“
lexoffice18 offene Rechnungen, 4 über dem Zahlungsziel- Gmail2 Händler haben die Zahlung angekündigt
- Gmail2 Erinnerungen als Entwurf gespeichert
Über dem Zahlungsziel
Wohnwerk Lörrach · 2.180 € · 12 Tage drüber · Erinnerung bereit
Licht & Raum Kehl · 960 € · 9 Tage · Erinnerung bereit
Casa Nord · 1.420 € · 6 Tage · zahlt diese Woche [1]
Deko Linde · 380 € · 7 Tage · zahlt diese Woche [1]
Quellen: lexoffice, Stand heute · [1] Mails vom 05.10.
Nachgestellte Abläufe mit Beispieldaten erfundener Firmen. Oben umschalten.
- Gmail
Outlook- Shop-Verwaltung
- lexoffice
sevDesk
Google Drive- Ablage
- und viele mehr
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Immer dieselben Fragen
- Nach der Aktion läuft das Postfach über
- Reklamationen brauchen Fingerspitzengefühl
- Händler zahlen später als Endkunden
Wobei operanda hilft
- Die Anfrage kommt reinper Mail, Formular oder Nachricht
- operanda sucht zusammenin Ihren Programmen und Unterlagen
- Ihr Team gibt freilesen, anpassen, abschicken
Lieferfragen
Bestellung und Versandstand stehen schon in der Antwort.
Reklamationen
Bestellung, Fotos und Ihre Regeln zusammen, die Antwort als Entwurf, der Ersatz zur Freigabe.
Rücksendungen
Was kam zurück, was ist erstattet? Die Liste kommt aus Postfach und Shop-Verwaltung.
Offene Rechnungen
Händlerkunden über dem Zahlungsziel, mit fertigen Erinnerungen.
Lieferantenbelege
Rechnungen, die als PDF auf Ihrem Datei-Server liegen, lädt operanda in BuchhaltungsButler hoch und ordnet sie zu.
Produktfragen
Maße, Material, Lieferumfang: Die Antwort kommt aus Ihren Produktdaten.
Sie behalten die Kontrolle
- Nichts geht ohne Ihr Okay rausAb Werk liest operanda nur und schreibt Entwürfe.
- Server in DeutschlandGetrennt von anderen Kunden, KI über EU-Rechenzentren.
- Kein Training mit Ihren DatenMails und Kundendaten verbessern kein KI-Modell.
- Jeder Schritt im ProtokollAuch jeder Zugriff von uns.
Ihr Team nutzt KI längst. Die Frage ist nur, wo.
Kundenmails im privaten ChatGPT-Konto landen bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat. Das ist in der Regel ein Datenschutzverstoß, und die Geschäftsführung kann dafür haften. Verbieten hilft wenig. Eine offizielle KI mit Vertrag, Servern in Deutschland und Protokoll schon.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil eine gute Antwort nicht an der Formulierung scheitert, sondern daran, dass die Informationen fehlen.
| Lösung | Kennt Ihre Kunden und Verträge | Wer richtet es ein | Kosten |
|---|---|---|---|
| KI-Chat als Lizenz | Nein, alles muss hineinkopiert werden | Ihr Team, jeder für sich | ca. 20–25 € pro Person und Monat |
| Automatisierung selbst bauen | Teilweise, je nach Aufwand | Jemand bei Ihnen mit Technikwissen | Werkzeug plus viele Stunden Bauzeit |
| KI-Projekt mit einer Agentur | Ja | Die Agentur, jedes Mal neu | Pilot oft 15.000–40.000 € |
| operanda | Ja, direkt aus Ihren Programmen | Wir, zusammen mit Ihrem Team | ab 149 € im Monat, Einrichtung ab 1.500 € |
Preisspannen der anderen: öffentliche Preislisten und Ratgeberangaben, Stand September 2026.
Was es bringt, was es kostet
Rechenbeispiel: 40 Kundenmails am Tag, davon 25 Standardfragen mit je 3 Minuten Nachsehen in Shop und Versand. Das sind gut 6 Stunden in der Woche. operanda Team kostet 349 € im Monat.
- Schnellere Antworten
- Ihr Team kümmert sich um die Sonderfälle
- Geld kommt früher rein
- Nichts geht ohne Freigabe raus
- Start149 €im Monat, bis 3 Personen
- Team349 €im Monat, bis 10 Personen
- Unternehmen790 €im Monat, bis 30 Personen
Pro Umgebung, nicht pro Kopf. KI-Nutzung inklusive, monatlich kündbar, zzgl. USt. Einrichtung einmalig ab 1.500 €. Schafft operanda danach nicht, was wir vorher gemeinsam festgehalten haben, berechnen wir sie nicht. Alle Leistungen im Vergleich
- Kostenlose Demo30 Minuten, klares Ja oder Nein
- 7 Tage testenmit Ihrem Postfach, kostenlos
- Einrichtungwir verbinden Ihre Programme
- Loslegenkurze Einweisung fürs Team
Häufige Fragen
Alles andere besprechen wir in der Demo.
Gibt es eine Anbindung an unser Shopsystem?
Eine feste Anbindung an Shopsysteme gibt es heute nicht. operanda liest die Shop-Verwaltung über den Browser, mit eigenem Zugang und so, dass Sie dabei zusehen können. Ob das mit Ihrem Shop zuverlässig läuft, prüfen wir in der Demo, bevor Sie etwas zahlen.
Löst operanda selbst Erstattungen oder Ersatz aus?
In der Grundeinstellung nicht. Es schreibt Antworten als Entwurf und merkt Ersatz oder Erstattung vor. Auslösen tut Ihr Team.
Kundendaten sind sensibel. Wo landen sie?
Auf Servern in Deutschland, in einer eigenen Umgebung nur für Ihren Shop. Die KI läuft über EU-Rechenzentren, mit Ihren Daten wird nicht trainiert, jeder Zugriff wird protokolliert. Vor dem Echtbetrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was darf operanda im Test in meinem Postfach?
Ab Werk liest operanda und legt Entwürfe an. Senden ist gesperrt, bis Sie es selbst freischalten; abschicken tun Sie in Outlook oder Gmail. Die Verbindung trennen Sie jederzeit unter Konten oder direkt bei Microsoft oder Google. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt ab der Anmeldung.
Wie läuft der Test, und was passiert danach?
Die sieben Tage beginnen mit der Anmeldung. Sie haben 20 KI-Anfragen am Tag; wie viele heute noch übrig sind, zeigt die App. Sind sie aufgebraucht, geht es am nächsten Tag weiter. Nach sieben Tagen hält der Test an, nichts verlängert sich und nichts wird berechnet. Passt es, besprechen wir in einem kostenlosen Gespräch, welches Paket für Ihr Team richtig ist.
Bei uns muss die IT jeder App zustimmen.
Dann zeigt Microsoft beim Verbinden „Administratorgenehmigung erforderlich“. Wir sagen Ihnen in dem Moment, was Ihre IT einmal freigeben muss. Alternativ verbinden Sie das Postfach per IMAP.
Unsere Leute nutzen schon ChatGPT.
Mit privaten Konten? Dann liegen Kundendaten bei einem Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, und niemand sieht, was dort passiert. Mit operanda nutzt Ihr Team KI offiziell: mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Servern in Deutschland und einem Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat. Den Stand unserer Unterlagen finden Sie unter Vertrauen.
Brauchen wir jemanden mit Technikwissen?
Nein. Wir richten alles ein. Im Alltag sprechen Sie mit operanda in normalen Sätzen, wie mit einer Kollegin.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Dann fällt er beim Gegenlesen auf, bevor etwas rausgeht. Genau dafür bleibt die Freigabe bei Ihrem Team.
Mein Team hat Sorge um seine Arbeit.
operanda übernimmt das Suchen und Vorschreiben. Entscheiden, prüfen und mit Menschen reden bleibt bei Ihren Leuten, und dafür haben sie dann mehr Zeit.
Wie schnell sind wir startklar?
Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Zugänge zu Ihren Programmen stehen. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen in der Demo.
Und wenn wir kündigen?
Monatlich kündbar. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, operanda hatte dort nur Zugriff. Die Zugänge können Sie jederzeit entziehen.
Kostenlose Demo · 30 Minuten per Video
Gehen wir Ihre Aufgaben gemeinsam durch.
Sie erzählen, wie Ihr Tag aussieht. Wir bringen unser Wissen über Prozesse ein und zeigen, was operanda davon übernehmen kann. Vorbereiten müssen Sie nichts.
- Termin wählenSie suchen sich eine Zeit aus, die Ihnen passt.
- Gemeinsam durchgehenWir schauen auf Ihre Aufgaben und Programme und sagen Ihnen aus Erfahrung, welche Abläufe sich lohnen.
- EntscheidenDanach wissen Sie, ob es für Sie passt und was es kostet.
Lieber gleich selbst ausprobieren?
- Postfach verbinden, mit Microsoft, Google oder per IMAP.
- Fragen stellen wie an eine Kollegin. operanda sucht in Ihren Mails und schreibt Antworten vor, mit Fundstelle.
- Ohne Zahlungsart. Nach sieben Tagen hält der Test von selbst an.
Danach ab 149 € im Monat für bis zu 3 Personen, Einrichtung ab 1.500 €. Im Test geben Sie nur Ihre geschäftliche E-Mail an. Senden ist ab Werk gesperrt.